Национальный архив Республики Коми

$Описание: Описание: C:\image\zag421.gif$

На главную Гостевая книга Написать письмо Новости

Памятка «Куда обратиться за архивной справкой?»

Анкета-заявление для наведения архивной справки по документам архива

Адрес: 167982, Республика Коми, г.Сыктывкар, ул.Южная, д.7.
Проезд: автобусами №№ 7,19,22,101 до остановки – «Юстиция», «Технический лицей»,ТЦ «Рублик»
Эл. почта: guradls@yandex.ru
Официальный сайт: www.na.rkomi.ru

Директор архива - Гусев Александр Полуэктович
Телефон/факс (8212) 20-26-30
Главный хранитель фондов – Савина Светлана Ивановна
Телефон/факс: (8212) 20-26-40
Стол справок (8212) 20-27-47
Прием посетителей: понедельник-пятница – с 9.30 до 13.00
Первая пятница месяца- неприемный день.

История архива

Государственное учреждение «Республиканский архив документов по личному составу» (ГУ РАДЛС) был создан в соответствии с Указом Главы Республики Коми от 19 октября 1999 г. в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу ликвидируемых организаций, находящихся на территории Республики Коми. Функционировать архив начал с 1 марта 2000 г.
На 01.01.2012 г. на учете в архиве числится 426 фондов объемом 49109 единиц хранения за 1938-2011 гг.
ГУ РАДЛС является специализированным архивным учреждением, хранит документы по личному составу ликвидированных организаций:
- приказы по личному составу,
- трудовые договоры (контракты),
- личные карточки ф.Т-2,
- личные дела,
- лицевые счета, расчетно-платежные ведомости,
- документы о несчастных случаях на производстве,
- документы аттестационных и квалификационных комиссий;
- невостребованные трудовые книжки.
Документы по личному составу отражают трудовую деятельность граждан, получение образования, наград, присвоение почетных званий, ученых степеней, они позволяют гражданам подтвердить трудовой стаж, оформить назначение пенсии, получать компенсации, пользоваться различными льготами.
В архиве хранятся документы
- республиканских министерств (внешних связей, торговли, бытового обслуживания населения и легкой промышленности, труда и социального развития, здравоохранения, по социальным вопросам);
- комитетов (по поддержке и развитию предпринимательства, дорожного, по контролю, вопросам правопорядка и общественной безопасности при Главе Республики Коми, по обеспечению государственного заказа);
- промышленных и строительных предприятий (ОАО «Агростройконструкция», ОАО «Бумпрмстрой, ОАО Мебельная фирма «Север», ОАО «Горстрой», ТОО «Завод стеновых материалов», ЗАО «Стройконструкция», ОАО «Сыктывкарский машиностроительный завод», ОАО «Сыктывкарский ЛДК», ОАО «Печорстрой», СМП-259 и др.);
- предприятий легкой, пищевой, перерабатывающей отраслей промышленности (Винодельческий завод «Сыктывкарский», ОАО «Фирма «Комсомолка», ОАО «Твид», ЗАО птицефабрика «Эжвинская», Мясокомбинат «Сыктывкарский» и др.),
- кредитно-финансовых учреждений (АКБ «Агропромбанк», КБ «Комилесбанк», КБ «СБСАгро», ООО «Банк сбережений и развития» и др.),
- предприятий связи (ЗАО «ТелеРоссКоми», ООО «Парма-Пейджинг», ООО «МТС-РК», ТУСМ-3, ТУ-5 ОАО «Ростелеком») и многих других отраслей.
О наличии документов в архиве интересующих организаций можно узнать по телефону (8-212 2) 20-27-47.

Характеристика фондов

ГУ РАДЛС является специализированным архивным учреждением, хранит документы по личному составу ликвидированных организаций:
- приказы по личному составу,
- трудовые договоры (контракты),
- личные карточки ф.Т-2,
- личные дела,
- лицевые счета, расчетно-платежные ведомости,
- документы о несчастных случаях на производстве,
- документы аттестационных и квалификационных комиссий;
- невостребованные трудовые книжки.

Документы по личному составу отражают трудовую деятельность граждан, получение образования, наград, присвоение почетных званий, ученых степеней, они позволяют гражданам подтвердить трудовой стаж, оформить назначение пенсии, получать компенсации, пользоваться различными льготами.

В архиве хранятся документы
- республиканских министерств (внешних связей, торговли, бытового обслуживания населения и легкой промышленности, труда и социального развития, здравоохранения, по социальным вопросам);
- комитетов (по поддержке и развитию предпринимательства, дорожного, по контролю, вопросам правопорядка и общественной безопасности при Главе Республики Коми, по обеспечению государственного заказа);
- промышленных и строительных предприятий (ОАО «Агростройконструкция», ОАО «Бумпрмстрой, ОАО Мебельная фирма «Север», ОАО «Горстрой», ТОО «Завод стеновых материалов», ЗАО «Стройконструкция», ОАО «Сыктывкарский машиностроительный завод» и др.);
- предприятий легкой, пищевой, перерабатывающей отраслей промышленности (Винодельческий завод «Сыктывкарский», ОАО «Фирма «Комсомолка», ОАО «Твид», ЗАО птицефабрика «Эжвинская», Мясокомбинат «Сыктывкарский» и др.),
- кредитно-финансовых учреждений (АКБ «Агропромбанк», КБ «Комилесбанк», КБ «СБСАгро», ООО «Банк сбережений и развития» и др.),
- предприятий связи (ЗАО «ТелеРоссКоми», ООО «Парма-Пейджинг», ООО «МТС-РК», ТУСМ-3, ТУ-5 ОАО «Ростелеком») и многих других отраслей.
О наличии документов в архиве интересующих организаций можно узнать по телефону (8-212 2) 51-41-00.

Деятельность архива
Услуги

Главным направлением работы архива является исполнение запросов организаций, российских и иностранных граждан социально-правового характера, связанных с обеспечением законных прав и интересов заявителей. Гражданам и организациям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов.

Архив исполняет следующие виды запросов:
- о подтверждении трудового стажа, в т.ч. работу в тяжелых и вредных условиях труда,
- о размере заработной платы,
- о переименовании предприятия за весь период работы (при наличии в архиве таких сведений).

При обращении в архив необходимо иметь следующие документы:
- паспорт,
- трудовую книжку (или ксерокопию).
При обращении в архив лично необходимо заполнить анкету- заявление на бланке архива.
Запрос можно направить по почте, в том числе по электронной почте.
В запросе необходимо указать следующие сведения:

Фамилию, имя, отчество заявителя (полностью)
Дату и место рождения заявителя
Точное название места работы (за запрашиваемый период)
Полное название подразделения/отдела
Должность, в которой работал заявитель
Даты приема и увольнения с работы
Характер запроса: о трудовом стаже, о заработной плате (указать за какой период времени необходимы сведения)
Почтовый адрес, по которому выслать справку.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса, с разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

При поступлении непрофильного запроса архив направляет его в организацию по месту хранения документов или дает заявителю соответствующие рекомендации.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю направляется ответ с изложением причин отсутствия документов, даются необходимые рекомендации.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии выдаются заявителю под расписку при наличии паспорта или иного документа удостоверяющего личность или высылаются по почте простым письмом, трудовые книжки – заказным письмом. Прежде, чем отправлять запрос по почте, в том числе электронной, просим ознакомиться с Памяткой «Куда обратиться за архивной справкой?»

Архив осуществляет методическое руководство подготовкой к передаче на государственное хранение документов по личному составу ликвидируемых организаций. В целях оказания помощи организациям в научно-технической обработке и описанию документов ГУ РАДЛС в 2004 г. подготовил «Методические рекомендации по подготовке и передаче на государственное хранение документов по личному составу ликвидируемых предприятий и организаций».

ГУ РАДЛС оказывает методическую помощь архивам по личному составу муниципальных образований городов и районов республики. Для работников архивов организуются обучающие семинары по организации работы. В октябре 2004 г. для работников муниципальных архивов проводился республиканский семинар «Применение информационных технологий в работе республиканских и муниципальных архивов документов по личному составу: внедрение программного комплекса «Архивный фонд». В настоящее время общеотраслевая программа по учету документов «Архивный фонд» используется в 18 муниципальных архивах документов по личному составу.

В целях совершенствования справочной работы и информирования пользователей о местах хранения документов по личному составу, архив подготовил электронный справочник «Документы по личному составу в государственных и муниципальных архивах Республики Коми». Справочник создан на базе ПК «Архивный фонд» и Фондовый каталог».

В справочник вошли сведения о документах по личному составу 2 государственных (ГУ «Республиканский архив документов по личному составу» и ГУ РК «Национальный архив Республики Коми») и 20 муниципальных архивов городов и районов республики. В справочник включено около 3 тысяч фондов за 1938-2005 гг. Справочник призван ускорить и облегчить поиск информации необходимой пользователю. Прежде всего, справочник предназначен работникам архивных учреждений, социальных служб и органов пенсионного обеспечения.

Памятка «Куда обратиться за архивной справкой?»

Документы по личному составу в основном хранятся в организациях в течение 75 лет. В случае обращения граждан организация обязана предоставлять архивные справки или копии документов, связанные с социальной защитой граждан. Если организация, в которой работал гражданин, ликвидирована или прекратила свое существование по другим причинам, то архивные справки выдаются ее правопреемником или архивом, принявшим на хранение документы.

В настоящей информации определен порядок оформления запросов для получения архивных справок; даны общие сведения о местах хранения документов; перечень государственных и муниципальных архивных учреждений Республики Коми, куда следует направлять запросы.

Порядок оформления запросов

Для получения архивной справки о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы для начисления пенсии или пособия, образования гражданину необходимо написать анкету-заявление, в котором необходимо указать:

фамилию, имя, отчество,
дату и место рождения,
точное название места работы или учебы,
время работы или учебы (желательно приложить копию трудовой книжки за запрашиваемый период работы),
о чем запрашивается справка (о трудовом стаже, о заработной плате, об образовании, награждении и др.),
адрес, по которому выслать справку.

Анкету-заявление можно отправить по почте, в том числе по электронной почте или обратиться в архивное учреждение лично.
Необходимо помнить, что недостаточность сведений в заявлении затрудняет поиск необходимых документов, а порой делает его невозможным.

Сведения о местах хранения документов для наведения справок социально-правового характера по Республике Коми

1. О работе	Местонахождение документов

О работе в действующих организациях	Действующие организации.

О работе в ликвидированных организациях	Вышестоящие организации или организации-правопреемники;
	ГУ «Республиканский архив документов по личному составу» (167982 г.Сыктывкар, ул. Южная, д.7, каб.15, тел. (8-8212) 20-27-47)-Адрес электронной почты – guradls@yandex.ru.
	ГУ РК «Национальный архив РК» (167982 г.Сыктывкар, ул. Первомайская, д.90, каб.12, тел. (8-8212) 24-52-60, Адрес электронной почты – arhivrk@rambler.ru.
О работе	Местонахождение документов
	Муниципальные архивные учреждения органов местного самоуправления по месту нахождения ликвидированных организаций.
О работе в действующих сельскохозяйственных организациях	Действующие организации.

О работе в ликвидированных сельскохозяйственных организациях, колхозах	Муниципальные архивные учреждения органов местного самоуправления по месту нахождения ликвидированных организаций; Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Коми (167610, г.Сыктывкар, ул.Бабушкина, д.23, тел (8-821 2) 28-83-12; ГУ РК «Национальный архив РК» (167982 г.Сыктывкар, ул. Первомайская, д.90, каб.12, тел. (8-821 2) 24-52-60.
О работе в организациях нефтяной промышленности (действующих и ликвидированных)	Центральный архив ООО «ЛУКойл-Коми» (169710, г.Усинск, ул. Нефтяников, д.31, тел. (8-821 44) 5-61-75.
О работе в действующих организациях угольной промышленности О работе в ликвидированных организациях угольной промышленности	Действующие организации. Муниципальные архивные учреждения органов местного самоуправления по месту нахождения ликвидированных организаций: Архивное управление администрации муниципального образования городского округа «Воркута» (169907, г.Воркута, ул.Ленина, 55, тел. (8-821 51) 6-79-14, 6-64-99. arkhivvorkuta.@mail.ru; Муниципальное учреждение «Городской архив документов по личному составу» (169840, г.Инта, ул. Куратова,1, тел.(8-821 45) 6-38-44, 6-38-21.
О работе в организациях газовой промышленности (действующих и ликвидированных)	ОАО «Севергазпром» (169300, г.Ухта, проспект Ленина, д.39/2, (8-821 67) 7-20-50.
О работе в действующих организациях лесной промышленности	Действующие организации.
О работе в ликвидированных организациях лесной промышленности	Муниципальные архивные учреждения органов местного самоуправления по месту нахождения ликвидированных организаций.
О работе	Местонахождение документов
О работе на железнодорожном транспорте (в действующих и ликвидированных организациях)	Сосногорское отделение Северной железной дороги - 169907 г. Воркута, ул.Привокзальная, д.32, тел. (8-821 51) 9-23-09. г. Сосногорск, ул. Оплеснина, д.1, тел. (8-821 49) 3-21-75.
О работе в ликвидированных партийных и комсомольских органах, подведомственных организациях	ГУ РК «Национальный архив РК», архивохранилище № 2 (167982 г.Сыктывкар, ул.Коммунистическая, д.11, тел. (8-821 2) 24-46-75.
О работе в действующих общественных организациях (освобожденные работники) О работе в ликвидированных общественных организациях (освобожденные работники) О работе в профсоюзных органах организаций	Действующие общественные организации. ГУ РК «Национальный архив РК», архивохранилище № 2 (167982 г.Сыктывкар, ул.Коммунистическая, д.11, тел.(8-821 2) 24-46-75. Профкомы организаций; Федерация профсоюзов Республики Коми (167000 г.Сыктывкар, ул.Бабушкина, д.4, тел. (8-821 2) 24-55-31
2. Об учебе
Об учебе в действующих общеобразовательных школах, профессионально-технических училищах, техникумах, колледжах, училищах, высших учебных заведениях	Действующие учебные заведения.
Об учебе в ликвидированных профессионально-технических училищах	Министерство образования и высшей школы Республики Коми (167982 г.Сыктывкар, ул.К.Маркса, д.210, тел. (8-821 2) 44-17-83.
3. О награждении орденами и медалями, присвоении почетных званий
О награждении орденами и медалями СССР, присвоении почетных званий СССР, РСФСР, Коми АССР за период до 1990 г.	ГУ РК «Национальный архив РК» (167982 г.Сыктывкар, д.90, каб.12, тел. (8-821 2) 24-52-60. Адрес электронной почты – arhivrk@rambler.ru
О награждении	Местонахождение документов
За период с 1991 г. по настоящее время	Архив Государственного Совета Республики Коми (167982 г.Сыктывкар, ул.Коммунистическая, д.8, тел. (8-821 2) 24-47-02.
О награждении военнослужащих, участников Гражданской и Великой Отечественной войн	Военкоматы по месту жительства.

Список муниципальных архивных учреждений
органов местного самоуправления Республики Коми

№№ пп	Наименование архивного учреждения	Адрес
1.	Архивное управление администрации муниципального образования городского округа «Воркута»	169907, г.Воркута, ул.Ленина, 55, тел. (8-821 51) 6-79-14, 6-64-99. arhivvorkuta@mail.ru
2.	Архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района «Вуктыл»	169716, г.Вуктыл, ул.Комсомольская, 14, тел. (8-821 46) 2-12-49 arhvuk@mail.ru
3.	Архивный сектор администрации муниципального образования городского округа «Инта» Муниципальное учреждение «Интинский городской архив документов по личному составу»	169840, г.Инта, ул.Горького, 16, тел. (8-821 45) 6-27-21 169840, г.Инта, ул. Куратова,1, тел.(8-821 45) 6-38-21, 6-38-44. arh63826@mail.ru
4.	Муниципальный архив администрации муниципального образования муниципального района «Печора»	169700, г.Печора, ул.Ленинградская, 15, тел. (8-821 42) 7-01-62 arhivpechora@mail.ru
5.	Архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района «Сосногорск»	169500, г.Сосногорск. 6-й микрорайон, д.18/2, тел. (8-821 49) 3-27-78 arhivsosn@mail.ru
6.	Архив документов по личному составу администрации муниципального образования городского округа «Сыктывкар»	167982, г.Сыктывкар, ул. Бабушкина, 22, тел. (8-821 2) 29-45-49
7.	Архивный отдел администрации муниципального образования городского округа «Усинск»	169706, г.Усинск, ул.Ленина, 13, тел (8-821 44) 4-76-60, 2-74-77 usinsk-archive@mail.ru
8.	Архивный отдел администрации муниципального образования городского округа «Ухта»	169400, г.Ухта, ул.Бушуева, 5, тел. (8-821 47) 74-14-27, 74-59-80; arhivukh@mail.ru
9.	Архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района «Ижемский»	169400, с.Ижма, ул.Советская, 45, тел. (8-821 40) 9-40-37; arhivizhma@mail.ru
10.	Архивный сектор управления делами администрации муниципального образования муниципального района «Княжпогостский»	169200, г.Емва, ул.Дзержинского, 81, тел. (8-821 39) 2-13-33
11.	Муниципальный архив администрации муниципального образования муниципального района «Койгородский»	168170, с.Койгородок, ул.Мира,7, тел. (8-821 32) 9-13-88
12.	Сектор по архивной работе администрации муниципального образования муниципального района «Корткеросский»	168020, с.Корткерос, ул.Советская, 195, тел. (8-821 36) 9-25-76
13.	Отдел по управлению муниципальным архивом администрации муниципального образования муниципального района «Прилузский»	168130, с. Объячево ул. Мира, 76, тел. (8-821 33) 2-23-36 arhiv_priluzie@mail.ru
14.	Муниципальное учреждение «Муниципальный архив «Сыктывдинского района»	168220, с.Выльгорт, ул.Тимирязева, 36, тел. (8-821 30) 7-29-69; arhiv.syktyvdin@mail.ru
15.	Муниципальный архив администрации муниципального образования муниципального района «Сысольский»	168100, с.Визинга, ул.Советская, 35, тел. (8-821 31) 9-12-07 arhiv.sysola@mail.ru
16.	Архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района «Троицко-Печорский»	169420, с.Троицко-Печорск, ул.Мира, 26, тел. (8-821 38) 9-75-02; trp-arhiv@yandex. ru
17.	Архивный сектор администрации муниципального образования муниципального района «Удорский»	169230, с.Кослан, ул. Центральная, 4а, тел. (8-821 35) 3-33-24 arhiv_udora@mail.ru
18.	Архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района «Усть-Вымский»	169040, с.Айкино, ул. Центральная, 203, тел. (8-821 34) 2-15-64; arhiv-ust-vym@yandex.ru
19.	Архивный отдел администрации муниципального образования муниципального района «Усть-Куломский»	168060, с.Усть-Кулом, ул.Советская, 37, тел. (8-821 37) 9-48-57, 9-35-92
20.	Архивный сектор администрации муниципального образования муниципального района «Усть-Цилемский»	169480, с.Усть-Цильма, Новый квартал, 11а, тел. (8-821 41) 9-19-33

Приложение № 3 к приказу
Архивного агентства Республики Коми
от 05 августа 2011 г. № 36

Стандарт предоставления государственной услуги
«Предоставление пользователям архивными
документами архивных справок или копий
архивных документов»

1. Наименование государственной услуги

Стандарт предоставления государственной услуги «Предоставление пользователям архивными документами архивных справок или копий архив-
ных документов» разработан для государственного учреждения «Республиканский архив документов по личному составу» (далее – Архив) в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией юридических и физических лиц, регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги между Архивом и пользователями, определяет сроки и последовательность действий (процедур) Архива.

2. Наименование государственного учреждения,
предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет государственное учреждение «Республиканский архив документов по личному составу».

3. Порядок получения государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является поступление в Архив письменного запроса пользователя. Прием письменного запроса осуществляется следующими способами:
- лично от пользователя или доверенного лица;
- через почтовое отделение;
- по электронной почте.
Предоставление государственной услуги включает следующие процедуры:
- прием и регистрация запросов, подготовка резолюции;
- исполнение запросов;
- выдача (отправка) ответов пользователям.
При личном обращении получателя государственной услуги в архив должностное лицо, осуществляющее прием определяет:
- относится ли запрос к составу хранящихся в архиве архивных документов;
- правомочность получения запрашиваемой информации;
- степень полноты сведений, содержащихся в запросе необходимых для его исполнения;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
При поступлении запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом в соответствии со стандартом. Если в таком запросе указан адрес электронной почты и (или) почтовый адрес, то пользователю направляется уведомление о приеме электронного запроса к рассмотрению.
Все поступившие запросы в Архив регистрируются в электронной базе данных «Обращения граждан».
Запросы после регистрации передаются руководителю Архива на рассмотрение. Запросы с резолюцией руководителя Архива передаются должностному лицу Архива, ответственному за прием и регистрацию запросов.
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию запросов осуществляет анализ запросов. При этом для запросов, поступивших по почте, и электронной почте определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости предоставления дополнительных сведений;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса, или переадресации непрофильного запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.
В случае неполноты информации (требуются дополнительные сведения и уточнения), содержащейся в запросе, ответственное должностное лицо направляет заявителю письменное уведомление о необходимости предоставления дополнительных сведений.
При наличии в Архиве запрашиваемых архивных документов ответственное должностное лицо осуществляет исполнение запроса по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в архиве.
Архивная справка и архивная выписка составляются по установленной форме на бланке Архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк Архива, как правило, не используется.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях к тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.
Архивная справка составляется в 2-х экземплярах. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем Архива и заверяется печатью Архива. Первый экземпляр архивной справки выдается (направляется) пользователю, второй экземпляр архивной справки помещается в дело.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, предназначенные для направления за рубеж (в страны Европейского союза, Балтии и др.) оформляются на бланке Архива, подписываются руководителем Архива и заверяется гербовой печатью. Сопроводительный лист подписывает руководитель Архивного агентства Республики Коми. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – апостиля.
При отсутствии в Архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке Архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».
После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя Архива или уполномоченного должностного лица и печатью Архива.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью Архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.
При отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений на бланке Архива составляется отрицательный ответ. При необходимости ответ заверяется печатью Архива.
При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка и ответ на запрос выдается пользователю на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; высылаются в адрес пользователя по почте простым письмом; третьим лицам выдается при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

4. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является:
архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
ответ об отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений;
ответ об отсутствии в Архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
письменное уведомление пользователя о переадресации запроса по принадлежности в другие организации.

5. Сведения о соответствии качества оказанной государственной услуги государственным и иным стандартам (при наличии таких стандартов)

Показатель качества государственной услуги:

Показатель	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление государственной услуги в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги	%	0

6. Категория потребителей государственной услуги

Пользователями государственной услуги являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти и местного самоуправления;
- организации и общественные объединения.

7. Срок предоставления государственной услуги

Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса Архивом. С разрешения руководства Архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

8. Правовые основания для предоставления
государственной услуги

Государственная услуга предоставляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст.3448);
Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Закон Республики Коми от 29.04.2010 г. № 17-РЗ «О реализации права граждан на обращение в Республике Коми»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер № 9059);
Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 г. № 894).
«Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами». М., 2007 г.

9. Перечень документов,
необходимых для предоставления государственной услуги

Для получения государственной услуги пользователь представляет в Архив:
- запрос (заявление);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт), при личном обращении в архив;
Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, доверенное лицо предъявляет доверенность, оформленную в установленном порядке и документ, удостоверяющий личность (паспорт).
При личном обращении в архив запрос оформляется на бланке. Форма письменного запроса (анкета-заявление) приведена в приложении к настоящему Стандарту.
В запросе указываются:

фамилия, имя, отчество пользователя;
адрес места жительства, контактный телефон;
для какой цели запрашивается справка;
о чем запрашивается справка, в зависимости от содержания запроса представляются иные сведения, необходимые для его исполнения. Перечень дополнительных сведений:

о стаже работы - полное название организации, в которой работал
   пользователь, ведомственная подчиненность, структурное подразделение,
          занимаемая должность, период работы;
о заработной плате - полное название организации, в которой работал
   пользователь, ведомственная подчиненность, структурное подразделение,
          занимаемая должность, период работы, период за который необходимо
предоставить сведения

личная подпись (пользователя или должностного лица);
дата написания запроса.

Дополнительно к запросу прилагается:

копия трудовой книжки за запрашиваемый период.

В запросе, поступившем в Архив в электронной форме, пользователь указывает:

свои фамилию, имя, отчество;
адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа);
почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме);
изложение сути вопроса;
дата отправления запроса.

К электронному запросу пользователь вправе приложить необходимые документы в электронной форме либо направить указанные документы или их копии в письменной форме.

10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении государственной услуги

Отказ в предоставлении государственной услуги возможен:
- в случае непредставления пользователем документов, указанных в п.9;
- в случае отсутствия в архиве соответствующих архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
- в случае если в запросе не указаны фамилия пользователя, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- в случае если текст запроса не поддается прочтению, содержит нецензурные либо оскорбительные выражения;
- в случае если в запросе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший запрос.
Основанием для приостановления в предоставлении государственной услуги является неполнота сведений, указанных в запросе.

11. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

12. Требования к уровню материально-технического обеспечения предоставления государственной услуги

12.1. Требования к помещениям, зданиям, в котором предоставляется государственная услуга
Архив должен располагаться в местах, имеющих транспортную и пешеходную доступность. Помещения для предоставления государственной услуги должно быть размещено на нижних этажах здания. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами, удобной лестницей с поручнями и пандусом.
У входа в Архив должна быть размещена информационная табличка (вывеска), содержащая следующую информацию об Архиве:
- полное наименование;
- место нахождения;
- режим работы.
Присутственные места включают места для ожидания, информирования и приема получателей государственной услуги.
12.2. Требования к местам ожидания
Места для ожидания должны соответствовать государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам, предусмотренным для общественных помещений. В местах предоставления государственной услуги предусматривается свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.
В указанных местах должны быть предусмотрены стулья, скамьи или кресельные секции. Количество мест ожидания определяется исходя из возможностей для их размещения в здании.
12.3. Требования к местам информирования
Места информирования, предназначенные для ознакомления получателей
государственной услуги с информационными материалами, оборудуются
информационными стендами, стульями и столами (стойками для письма) для возможности оформления документов.
Информационные стенды, столы (стойки) для письма размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним лицам, имеющим ограничения к передвижению, в том числе, инвалидов-колясочников.
12.4.Требования к местам получателей государственной услуги
Прием посетителей осуществляется в специально отведенных помещениях Архива, которые снабжаются информационными табличками с указанием номера и названия кабинета.
Место для приема пользователей должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и размещения документов. Рабочее место должностного лица, осуществляющего прием пользователей, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о пользователе, одним должностным лицом одновременно ведется прием только одного пользователя. Одновременное консультирование и (или) прием двух и более пользователей не допускается.
При необходимости должностное лицо, осуществляющее прием и выдачу документов, обеспечивает пользователя бумагой, формами (бланками) документов, необходимых для получения государственной услуги, а также канцелярскими принадлежностями.

13. Требования к доступности услуги для потребителей

13.1. Требования к режиму работы Архива
Предоставление государственной услуги проводится по определенным рабочим дням согласно графику приёма посетителей, утверждённому руководителем Архива. График приема посетителей размещается на информационной вывеске у входа в здание, на информационном стенде в месте информирования.
Личный прием граждан проводится руководством Архива. График приема граждан размещается на информационном стенде Архива.
13.1. Порядок рассмотрения жалоб (претензий) потребителя государственной услуги
Получатель государственной услуги имеет право обратиться с письменной жалобой (претензией) на решения и действия (бездействие) в ходе предоставления государственной услуги.
Решения и действия (бездействия) должностных лиц Архива могут быть обжалованы:

руководителю Архивного агентства Республики Коми;
руководителю Архива;
в судебном порядке.

Получатель государственной услуги в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов получатель государственной услуги прилагает в письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Руководитель Архива:

обеспечивает объективное, всесторонне и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости – с участием пользователя, направившего жалобу;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Срок рассмотрения жалобы получателя государственной услуги не должен превышать 30 дней с момента ее регистрации. В исключительных случаях руководитель Архива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения, направившего жалобу.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется получателю государственной услуги.
Жалоба получателя государственной услуги не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов в следующих случаях:

если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается;
если в тексте содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов;
если текст жалобы не поддаются прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается потребителю, если его фамилия и почтовый адрес поддается прочтению;
если в жалобе содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архива вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с потребителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется получатель государственной услуги, направивший жалобу.

14. Требования к кадровому обеспечению предоставления
государственной услуги

Численность персонала, участвующая в предоставлении государственной услуги, рассчитывается с учетом применения нормативов по труду.
Требования к уровню квалификации персонала, участвующего в предоставлении государственной услуги: наличие высшего профессионального образования, среднего специального образования и стажа работы по специальности от 1 года до 3 лет.

15. Требования к уровню информационного обеспечения

Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

при личном обращении;
при письменном обращении;
по телефону;
по электронной почте;
в сети Интернет;
на информационное стенде в месте предоставления услуги.

     Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются должностными лицами Архива, оказывающими государственную услугу по следующим вопросам:
- о местонахождении, контактных телефонах, времени приема посетителей;
- о заполнении заявления;
- о возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в Архив;
- о месте хранения документов по личному составу, переданных в любой Архив
республики;
- об обжаловании действий (бездействия) должностных лиц Архивов.
Информационные стенды должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения государственной услуги, в частности:
      - стандарт предоставления государственной услуги;
      - почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального
      сайта государственных архивных учреждений;
      - список документов, необходимых для предъявления при обращении за
      получением государственной услуги;
      - образцы заполнения заявлений;
      - другие информационные материалы, необходимые для получения
государственной услуги.
Информация о порядке предоставления государственной услуги и необходимых документов, размещается на сайте государственных архивов Республики Коми: www.na.rkomi.ru.

16. Требования к организации учета мнения потребителей
о качестве государственной услуги

Архив осуществляет контроль в части соблюдения качества предоставления государственной услуги путем:
- регулярного проведения анкетирования пользователей;
- проведения ежеквартальных выборочных проверок качества оказания государственной услуги;
- анализа обращений и жалоб пользователей по вопросу оказания услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архива) и внеплановыми.
Плановые проверки проводятся специалистами Архива.
Внеплановые проверки проводятся в следующих случаях:
- с целью контроля выявленных нарушений в результате проводимого мероприятия по контролю;
- при обращении получателей государственных услуг с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц Архива при предоставлении государственной услуги.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Архивного агентства Республики Коми, сотрудники Архива. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Анкета – заявление
для наведения архивной справки по документам
ГУ «Республиканский архив документов по личному составу»

1. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку.
2.Домашний адрес, телефон домашний или рабочий.
3.Фамилия (на тот период, о котором запрашивается справка), имя, отчество. Дата и место рождения лица, (о котором запрашивается справка)
4. Для какой цели запрашивается справка.
5.О чем запрашивается справка: (о трудовом стаже; о заработной плате – 5 лет и др.).
6. Указать точное название места работы (за запрашиваемый период).
7. Название цеха, отдела. Должность.
8. Начало работы (число, месяц, год). Номер и дата приказа о приеме.
9. Перемещение в должности (за тот период времени, за который требуется справка) с указанием дат и № приказов.
10. Конец работы (число, месяц, год). Номер и дата приказа об увольнении.

«___» _____________ 201 г.

На главную Гостевая книга Написать письмо

Новости